Зачем проводить инвентаризацию
Инвентаризация — это сверка фактических остатков товаров на складе с данными в системе учёта. Регулярная инвентаризация помогает выявлять хищения, пересортицу, ошибки приёмки и отгрузки. Без неё данные в учётной системе постепенно расходятся с реальностью, что приводит к некорректным заказам поставщикам и недовольству клиентов.
Подготовка к инвентаризации
- Определите дату и объём. Решите, будет ли это полная инвентаризация всего склада или выборочная проверка отдельных категорий. Для малого бизнеса рекомендуется полная проверка раз в квартал и выборочная — ежемесячно.
- Приостановите движение товаров. На время подсчёта прекратите приёмку и отгрузку. Если это невозможно, чётко зафиксируйте все операции, произошедшие во время инвентаризации.
- Подготовьте инвентаризационные ведомости. В системе Sofombor создайте документ инвентаризации — система автоматически подставит учётные остатки, вам останется только внести фактические данные.
- Назначьте ответственных. Сформируйте комиссию: минимум два человека, один считает — другой записывает. Это снижает вероятность ошибки.
Процесс подсчёта
Двигайтесь последовательно по зонам склада, не пропуская ни одной ячейки. Считайте каждую позицию дважды — при расхождении пересчитайте третий раз. Записывайте фактическое количество сразу в систему или на бумажный носитель для последующего ввода. Обращайте внимание на повреждённый товар и товар с истекшим сроком годности — их нужно учитывать отдельно.
Обработка результатов
После подсчёта сравните фактические остатки с учётными. В Sofombor это делается автоматически при проведении документа инвентаризации — система создаёт корректирующие движения для приведения учётных остатков в соответствие с фактическими. Проанализируйте причины расхождений: пересортица, бой, ошибки приёмки или неучтённая отгрузка. Зафиксируйте выводы и примите меры для предотвращения повторения.